Relatório de fechamento do ciclo

Relatório é a parte do trabalho que ninguém pede e todo mundo sente falta quando não existe. Sem ele, o mês vira uma sensação: parece que andou, parece que não. E sensação não sustenta a decisão do mês seguinte.

O relatório que eu escrevo tem uma característica que costuma incomodar na primeira vez: ele registra o que ficou parado esperando você, com essas palavras. Numa entrega de comércio eletrônico, a emissão automática de nota dependia de dados fiscais, certificado digital e classificação de produto que só o cliente tinha. Não vieram no prazo. A frente foi registrada como aguardando dados do cliente, não como concluída.

O que este serviço resolve

Três perguntas que quase nenhuma operação consegue responder no fim do mês: o que foi feito, quanto da capacidade contratada foi usada, e por que aquela frente não andou.

A terceira é a que mais importa e a que mais desaparece. Quando ninguém registra de quem era a vez, o atraso é atribuído no fim, de memória, e a memória sempre atribui para o outro lado.

O que entra e o que não entra

A terceira linha da direita tem história. Numa auditoria própria de agosto, 82 de 475 itens atendiam ao critério básico. Uma nova medição em setembro mostrou 53 de 59 arquivos aprovados em todos os critérios. Parece uma melhora enorme, e talvez seja, mas a base mudou de 475 para 590 itens entre as duas medições. Dizer isso faz parte do número. Relatório que compara duas medições com bases diferentes sem avisar está mentindo com dado verdadeiro.

Como o trabalho acontece

1. Abertura do cicloO que vai ser feito e quanto isso ocupa do mês, acordado antes de começar. Sem isso, o fechamento não tem contra o que comparar.
2. Registro durante o mêsCada entrega é anotada quando acontece, não reconstruída no fim. Reconstrução de memória produz relatório otimista.
3. FechamentoO que saiu, o que não saiu, quanto foi gasto e o que ficou esperando quem.
4. Conferência dos númerosCada número do relatório precisa ser rastreável até onde ele foi medido. Número que não abre na origem não entra.
5. ReuniãoO relatório é lido junto, não enviado e esquecido. É onde o ciclo seguinte é decidido.

O que depende de você

O quarto item é convite sério, não figura de linguagem. Todo número que eu apresento precisa suportar a pergunta de onde ele saiu. Se não suportar, o problema é meu, e prefiro descobrir na reunião do que seis meses depois.

Por que ele nunca é opcional

Parte da capacidade de cada ciclo sai antes de qualquer construção, com a operação que roda sozinha: reunião e planejamento, captura, suporte e revisão de conformidade. O relatório está dentro dessa parte, e não como item que se pode dispensar.

Isso é decisão deliberada, e vale explicar. Prestação de contas opcional é a primeira coisa cortada quando o mês aperta, e é exatamente no mês apertado que ela mais faz falta. Quem corta o relatório para ganhar tempo de construção está trocando visibilidade por produção, e descobre o preço dessa troca no terceiro mês, quando ninguém mais sabe dizer o que foi feito nem por que aquela frente parou.

Existe ainda um segundo motivo, menos simpático e mais honesto: o relatório também me vigia. Ele registra o que eu não entreguei, e registra na mesma folha em que registra o que você não mandou.

Quando eu não recomendo

Perguntas que aparecem sempre

Quanto tempo isso toma de mim? Cerca de duas horas por mês somando tudo, uma reunião e uma conversa de captura.

Posso pedir dado que não está no relatório? Pode, e se for mensurável ele passa a entrar. Se não for mensurável, eu digo que não é, em vez de estimar e apresentar como medição.

E se o mês tiver rendido pouco? O relatório diz isso. Mês que rendeu pouco com a causa escrita vale mais que mês que rendeu pouco com a causa escondida.

Isso fica comigo se eu sair? Fica. Relatórios, arquivos-fonte, bases e documentação são seus, e saem com você.